Die Finanzen im Blick – Buchhaltungssoftware für kleine Betriebe

Geschrieben von Alexander Bachmann.

Um bei den Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens nicht den Überblick zu verlieren, bedarf es auch bei kleineren Unternehmen einer geregelten Buchführung. Doch gerade neu gegründete oder junge Unternehmen vernachlässigen die eigene Buchhaltung oftmals sträflich. Dabei gibt es längst Software, mit der man die eigenen Finanzen schnell und vor allem einfach unter Kontrolle bringen kann.

Finanzen und Steuerauswertung Mein BüroVon der Rechnungsstellung bis zur Kontoverwaltung: Die Software "WISO Mein Büro" von Buhl liefert alle grundlegenden Funktionen, die ein kleines Unternehmen benötigt.

Warum der Einsatz von Büro- bzw. Buchhaltungssoftware zu empfehlen ist

Der Einsatz von Buchhaltungssoftware, oder eigentlich Bürosoftware, da die Programme neben der Pflege Ihrer Konten auch bei der Korrespondenz mit Ihren Kunden und Ihren Lieferanten behilflich sind, lohnt sich für Ihr Unternehmen aus vielerlei Hinsicht.

Finanzen

Sind Sie in der Lage, zu beurteilen, wie viel Geld Sie mit einer bestimmten Dienstleistung in diesem Quartal verdient haben? Können Sie sagen, wie viel Gewinn nach Abzug der Kosten bei Ihren Produkten und Dienstleistungen am Ende übrig bleibt? Bekommen Sie in diesem Quartal eine Vorsteuerrückzahlung oder müssen Sie Geld für das Finanzamt zurücklegen? Einige dieser Fragen könnten Sie sicherlich von Ihrem Steuerberater beantworten lassen. Doch mal ganz ehrlich: Wäre es nicht besser, wenn Sie  sich jederzeit am Computer über den aktuellen Finanzstatus Ihrer Firma aufklären lassen könnten? Ihre Bürosoftware kann diese Aufgabe für Sie übernehmen. Nach der Installation legen Sie einmalig Ihre Produkte und Dienstleistungen an und bestimmen, welche Preise für diese Leistungen in Rechnung gestellt werden sollen und was die Leistungserbringung Ihrer Firma kostet. Wann immer Sie nun Ihre Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellen, rechnet die Software im Hintergrund automatisch mit. Über eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten können Sie nun einsehen, wie viel Sie in einem bestimmten Zeitraum oder mit einem bestimmten Produkt verdient haben.

Doch auch beim Zahlungsverkehr kann die Bürosoftware Ihnen helfen. So können Sie Einzahlungen und Auszahlungen bequem von Zuhause per Internet abrufen. Die Software versucht die Zahlungsströme automatisch existierenden Kunden- und Lieferantenrechnungen zuzuordnen. Jede Ein- und Auszahlung wird somit einer bestimmten Kategorie zugeordnet. Diese kleine Maßnahme erlaubt es der Software jederzeit eine Steuer-Auswertung Ihres Unternehmens zu erstellen. Doch Achtung: Einen Steuerberater kann die Büro-Software meistens nicht ersetzen. Lassen Sie Ihre Finanzen daher trotz PC-Anwendung immer von einem Profi checken.

Zeitersparnisse bei Rechnungen, Angeboten und Mahnungen

Wenn andere Leute Feierabend haben, geht der Arbeitstag für Kleinunternehmer meist in die zweite Runde. Der administrative Aufwand, der mit einem Unternehmen einher geht, wird von vielen Selbstständigen häufig unterschätzt. Insbesondere das Schreiben von Angeboten und Rechnungen erfordert viel Zeit. Wäre es nicht schön, wenn Sie sich diese einfach am Computer „zusammenklicken“ könnten? Mithilfe Ihrer Büro-Software können Sie das. Die Daten für Ihre Kunden und Leistungen legen Sie einmalig an und können diese Informationen dann zukünftig beliebig häufig für Ihre Angebote und Rechnungen verwenden. Die Software ist dabei so flexibel, dass Sie Sonderleistungen und Rabatte bei der Rechnungserstellung ganz unkompliziert hinzufügen können. Die Erstellung von Angeboten und Rechnungen dauert hierdurch nur noch wenige Minuten.

Gleichzeitig unterstützt die Software Sie bei der Überwachung des Zahlungsverkehrs. Bezahlt ein Kunde nicht innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist ändert die Software automatisch den Rechnungsstatus und zeigt Ihnen so an, dass entweder eine Zahlungserinnerung oder bei mehrfacher Versäumnis die erste Mahnung fällig wird. Und auch dieser Briefverkehr zwischen Ihnen und Ihrem Kunden wird von der Software durch entsprechende Vorlagen und der Übernahme der Rechnungsdaten unterstützt.

Statistiken und Auswertungen

Mit all diesen Daten, welche die Software durch die Unterstützung Ihres Arbeitsalltages sammelt, können Sie natürlich mehr machen, als lediglich Ihre Finanzen zu checken. Über Statistiken und Auswertungen können Sie in Erfahrung bringen, um wie viel Prozent sie in diesem Monat besser gewirtschaftet haben, als im Vormonat. In welchen Monaten können Sie mit einem erhöhten Auftragsvolumen rechnen? Welche Leistungen sind am profitabelsten und für welche Produkte sollten Sie lieber gestern als heute die Preise erhöhen? Erfahren Sie, welche Ihre wichtigsten Kunden sind und geben Sie Ihnen spezielle Rabatte. All diese Informationen helfen Ihnen klügere Entscheidungen zu treffen und Kunden und Markt besser zu verstehen.

Welche Software ist zu empfehlen

Wir haben für Sie die beiden beliebtesten Büroanwendungen für kleine Betriebe getestet und verglichen: Die Software „Büro easy 2012“ von der Firma Lexware und „WISO Mein Büro 2012“ der Firma Buhl. Das Leistungsangebot beider Anwendungen ist nahezu identisch. Beide Produkte beherrschen die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen und können darüber hinaus noch wesentlich mehr. Die Software Büro easy 2012 ist bei Amazon für knapp unter 50 Euro zu haben. WIESO Mein Büro kostet jährlich knapp 100 Euro (bei Bestellung über Amazon günstiger), ist also nicht unwesentlich teurer. Dafür ist die Software von Buhl nach unserer Ansicht wesentlich einfacher zu bedienen und auch beim Kundenservice haben wir mit der Firma Lexware schlechte Erfahrungen gemacht. So mussten wir nach Bestellung zwei Wochen auf das Produkt warten. Als wir per Email fragten, wo das Produkt denn bleibe wurde uns erst gar nicht geantwortet und anschließend nur sehr unzureichend („Wir sollten uns noch ein wenig gedulden.“). Wenn der Preis für Sie nicht der ausschlaggebende Faktor ist, empfehlen wir Ihnen daher die Software „ WISO Mein Büro“. Wir glauben, dass das anwenderfreundliche Design und der gute Kundenservice den Preisaufschlag rechtfertigen.

Fazit

Wenn Sie nun denken, dass wir von einem der erwähnten Software-Hersteller bezahlt wurden, können wir Ihnen versichern: Dem ist nicht so. In der Tat haben wir in diesem Artikel recht einseitig über die Vorzüge von Büro-Software geschrieben. Bitte glauben Sie uns, wenn wir Ihnen sagen, dass dies lediglich so ist, weil wir absolut keinen Grund sehen, warum ein kleines Unternehmen auf die Unterstützung dieser Software-Anwendungen verzichten sollte. Sowohl  „Lexware Büro easy“ also auch „WISO Mein Büro“ bieten Ihren Kunden eine kostenlose Testphase von 30 Tagen. Probieren Sie es also aus.